27. oktober 2015 | Bo Juni

I Eksponent harer Drupal et af de systemer, som vi har specialiseret os i. Det betyder naturligvis, at vi er en smule forudindtaget, når vi beskriver Drupals kvaliteter. Ikke desto mindre tør vi godt påstå, at Drupal er en af de mest fornuftige platforme at basere sit intranet på.

Forskellige tilgange til intranet

Der er mange tilgange til etableringen af et nyt intranet. Vi plejer at inddele mulighederne i fire overordnede tilgange.

• Intranet as a service
• Benytte et dedikeret intranetprodukt
• Benytte en applikationssamling
• Intranet baseret på CMS

Tilgang 1: Intranet as a service

Cloudbaserede løsninger, hvor man lejer software frem for at købe en licens bliver stadig mere populære. I princippet kan man komme i gang fra dag til dag, og en løsning som det danskudviklede Podio (som er købt af Citrix) er et rigtig godt bud på et Intranet as a service. Ud over den eksisterende funktionalitet kan løsningen udvides med nye applikationer, så fordelene ved en cloudbaseret-løsning kombineres med mulighederne for tilpasning. En anden meget populær løsning er Basecamp, som dog især henvender sig til brugere med behov for projektrum. Facebook har også meldt sig på banen med platformen Workplace, som fungerer ud fra samme principper.

Fordele ved Intranet as a service er, at det er hurtigt at komme i gang og at man ikke skal bekymre om opgraderinger og drift. Man går ind på et website, opretter sig som kunde, inviterer de brugere, der skal have adgang og så er man i gang.

Prissætningen er typisk pr bruger eller følger nogle faste planer.

En typisk bekymring ved at leje sit intranet som en service er adgang og beskyttelse af virksomhedens data. Selvom cloudløsningerne arbejder meget intensivt med sikkerhed, så er der mange, der foretrækker at have essentielle data inden for virksomhedens firewall. Både for at sikre høj fortrolighed, men også for at være sikker på altid at have adgang til egne data.

Tilgang 2: Benytte et dedikeret intranetprodukt

Der findes også en række målrettede intranetprodukter på markedet. Nogle er udviklet fra bunden, mens andre baserer sig på et standardsystem (CMS) som de bygger oven på. Fordelen ved intranetprodukterne er, at de tilbyder en række målrettede funktionaliteter. Og hvis man kan klare sig med det, som kommer out-of-the-box, så kan man komme i gang på kort tid. Prissætningen består som regel af:

• en pris for softwaren
• en pris for løbende opgradering
• en pris for implementering og konfiguration
• en pris for support og drift

Der findes også målrettede intranetprodukter, som er frigivet som open source. Her udgår prisen for software og løbende opgraderinger.

Tilgang 3: Applikationssamling frem for intranet

En interessant udvikling er også, at der er organisationer, der vælger at springe det klassiske intranet over, og i stedet basere sig på en række applikationer, der tilsammen løser samme behov. Det kan fx være kombinationen af et projektværktøj, ESDH, økonomisystem, chat og supportsystem.

Antallet af gode målrettede applikationer vokser hurtigt, og det betyder, at nogle organisationer simpelthen fravælger intranettet. Andre oplever, at i takt med at de benytter mange af de forskellige applikationer, så reduceres (eller forsvinder) behovet for et intranet gradvis.

Tilgang 4: Intranet baseret på CMS

Mange vælger at basere deres intranet direkte på et CMS-produkt. Det er der mange gode argumenter for. Blandt andet, at der kan være fordele i at anvende samme platform til intranet og internet. Dels fordi det giver en platform mindre at kende og vedligeholde. Dels fordi det giver mulighed for at dele design, funktionalitet og indhold mellem intra- og internet.

En anden fordel ved at gøre brug af et CMS-produkt til intranettet er, at det efter vores erfaring øger sandsynligheden for et produkt, der holder i lang tid. Vores oplevelse er, at hastigheden for innovation og udvikling har en tendens til at gå hurtigere i de populære CMS’er end i mange af de specifikke intranetproduktioner. Derfor bliver det også mere og mere almindeligt at intranetprodukter bygges oven på et CMS, i stedet for som et helt selvstændigt produkt.

Intranettets mange ansigter

Intranet dækker som begreb over mange forskellige typer af løsninger. Nogle intranet rummer det hele, mens andre har fokus på få udvalgte og strategiske behov. Nedenstående figur viser, de typiske intranetbehov, som vi oplever hos organisationer og virksomheder.

Drupal rummer funktionalitet, der kan adressere alle behovene, og er et af de få systemer, der dækker hele vejen rundt.

Derfor anbefaler vi ofte Drupal til intranettet

Der er mange gode argumenter for at benytte Drupal til intranettet. Vi har samlet 15 af dem, vi synes er allerbedst.

#1. Open source og gratis

Det er naturligvis en stor fordel at Drupal både er open source og gratis. Ikke mindst, når man sammenligner med intranetsoftware eller kommercielle platforme, hvor der er en licensomkostning pr. bruger, er det ofte med til at give både initialbesparelser og besparelser på de løbende licensomkostninger. Drupal er ikke nødvendigvis billigere at implementere eller vedligeholde, men det er vores erfaring, at det heller ikke er dyrere.

#2. Profiler og sociale features indbygget

Der er meget stor forskel på, hvor godt sociale features er understøttet i forskellige CMS-platforme. Drupal udmærker sig ved, at sociale features er bygget ind i kernen. Det er et af de forhold, der gør Drupal særlig velegnet til intranet. Drupal er født med brugerprofiler, og det er meget nemt at komme i gang med at bruge og udbygge dem. Når man fx ønsker at arbejde med personalisering, brugerskabt indhold mv., så har Drupal nogle særlige styrker.

#3. Udbygget rollestyring

Drupal har også et glimrende rollestyringssystem, hvor der er indbygget stor fleksibilitet. Det giver både muligheder for at definere og konfigurere de roller, som man har behov for, så Drupal i høj grad kan tilpasses organisationen. Roller sikrer, at rettigheder til indholdstyper, indholdsområder og funktionalitet kan differentieres. Ud over at det giver sikkerhed er det også med til at sikre, at løsninger kan forenkles, så funktionalitet der ikke er relevant for en bruger kan skjules. Rollestyringen benyttes også i forbindelse med oprettelsen af arbejdsgange i Drupal.

#4. Adgang til masser af funktionalitet

Drupal består dels af en kerne og dels af en lang række bidragsmoduler, som udviklercommunitiet har bidraget med. Det giver adgang til en meget bred palette af funktionalitet, hvor der ofte kan trækkes på eksisterende funktionalitet, hvilket gør udbygning og vedligeholdelse hurtigere og nemmere. I skrivende stund er der over 25.000 bidragsmoduler. I praksis fordeler de sig over forskellige versioner af Drupal, så et mere reelt tal er, at der er over 8.000 moduler til den aktuelle version af Drupal. Selv om det er mindre end 25.000, så er det nok til, at Drupal er en af de mest udbyggede platforme.

#5. Solid udviklingsplatform til egne applikationer

Ud over at være et content management system, så er Drupal også en udviklingsplatform. Der er gode muligheder for at udvide med nye moduler og funktionalitet, så platformen kan skræddersyes til næsten ethvert behov. Som udgangspunkt giver det bedre mening, at gøre brug af eksisterende funktionalitet, men ofte støder man på behov, der er specielle for ens organisation. Det kan fx være, hvis man vil integrere Drupal med nogle af de interne applikationer, som man gør brug af i virksomheden.

#6. Projektrum, community og andre distributioner

Ud over at der findes masser af moduler, så findes der også målrettede Drupal distributioner til  forskellige formål. I forhold til intranet, så kan Drupaldistributioner som fx Drupal Commons eller Open Atrium være relevante at overveje. Drupal Commons kan bruges til et internt community med medarbejderprofiler. Open Atrium giver ud over almindelige intranetfunktionalitet også mulighed for projektrum og samarbejdsværktøjer.

#7. Taxonomidrevet og metadata skaber orden

En vigtig rolle for et moderne CMS er at kunne organisere og præsentere forskellige typer af data. Ikke mindst, når man arbejder med store datamængder giver det store fordele at have styr på sit indhold. Frem for at forsøge at placere alt indhold ind i en fælles træstruktur, så gør Drupal brug af metadata til at organisere indholdet.  Det betyder at det samme indhold kan hentes frem dynamisk, hvor der er brug for det. Det er ofte en fordel i et intranet, hvor en nyhed eksempelvis er relevant at præsentere både i en afdeling, for en faggruppe, under et emne og på en personlig side.

#8. Stor fleksibilitet i indholdstyper

Indhold er omdrejningspunktet i mange intranet, og også her har Drupal meget at byde på. Drupal har efter en installation relativt få indholdstyper. Til gengæld er det hurtigt og enkelt, at skabe og konfigurere nye indholdstyper. Det giver en meget stor fleksibilitet og indholdstyperne bygges nemt sammen med Drupals taxonomisystem. Ofte kan det hele håndteres i Drupal administrationen uden behov for egentlig programmering.

#9. Brug samme platform på intranet og website

Når man vælger Drupal er en af fordelene, at samme system kan anvendes både til intranettet og det eksternt rettedeª website. Det betyder eksempelvis, at den funktionalitet, der udvikles til den ene løsning også kan anvendes til den anden. Det giver også mulighed for at anvende  designet eller dele af designet på tværs af intranet og websitet. For nogle virksomheder er det også relevant at bygge løsninger sammen. Det kan fx være, hvis det samme indhold publiceres begge steder eller hvis samme applikation skal benyttes begge steder med forskellige rettigheder.

#10. Styr på egne data

En fordel ved at etablere intranettet i en open source løsning som Drupal, er at der er styr på data:

• Man ejer sine egne data
• Man kan tage dem med over i et andet system, hvis man ønsker det
• Man ved, hvor de befinder sig henne

Samtidig er man ikke sårbar over for at store ændringer i priser eller at en kommerciel aktør vælger at afvikle en løsning eller produkt på relativt kort tid.

#11. Fra det lille intranet til det meget store

Drupal kan fungere både i små og store sammenhænge. Fra den lille organisation med enkle intranetbehov, til den store organisation med masser af lokationer, komplekst indhold og behov for integrationer og applikationsudvikling på intranettet. Drupal kan være med hele vejen. Vi har fx bygget intranet på 100 timer og vi har bygget intranet på over 1.000 timer. Generelt betragtet kan det være en god idé at starte småt, og så bygge på i takt med at behov opstår og kendes bedre.

#12. Mange danske leverandører

Drupal står stærkt i Danmark. En række store aktører har valgt Drupal som primær platform, og er med til at sikre, at det er et interessant marked for mange danske leverandører. For at sikre yderligere professionalisering omkring Drupal har en lang række af Drupal-leverandørerne også etableret en Drupalleverandørforening, som er med til at sikre gode forhold omkring Drupal og kvaliteten i Drupal-projekter.

#13. Meget stærkt community

Drupal er ikke blot en platform. Det er også et stort, dedikeret og velfungerende udviklercommunity, som i fællesskab udvikler, udbygger og vedligeholder Drupalplatformen, og de mange bidragsmoduler. De årlige udviklerkonferencer, Drupalcon, er meget populære og samler masser af folk. Sidste års amerikanske Drupalcon samlede 3.300 deltagere, mens over 1.800 deltog i den europæiske udgave. Det er der ikke mange andre open sourceprojekter, der kan mønstre, og det er en de væsentligste grund til, at Drupal er blevet så godt, at det ofte vælges foran mange af de større kommercielle CMS-produkter.

#14. Gode og fleksible søgemuligheder

Har man store indholdsmængder, der skal søges i, rummer Drupal masser af muligheder. En meget almindelig og solid tilgang er fx at gøre brug af Apache Solr sammen med Drupal. Sammen med Drupals fleksible tilgang til metadata og taxonomier giver det mulighed for at opbygge intuitive søgemuligheder, som kan finjusteres efter behov. Eksempelvis så der kan arbejdes med facetsøgning, autosuggest, synonymer mv.

#15. God responsiv understøttelse

Drupal er en god platform at bygge responsive løsninger på, og et intranet bør som mange andre webløsninger, tænkes responsivt fra starten, da et intranet også kan anvendes på farten.

I den kommende version af Drupal er der sket en væsentlig responsiv udbygning. Ud over at det bliver endnu nemmere at bygge responsive løsninger, så er Drupals backend også optimeret til mobilbrug.

Vær opmærksom på

Inden man kaster sig over et intranetprojekt på Drupal er der en række  ting man skal være opmærksom på:

• Selv om Drupal er gratis og open source, så er der stadig omkostninger til udvikling, drift og support. Eksempelvis kommer der løbende nye opdateringer til Drupals kerne og til de tilhørende moduler, som bør håndteres. Og implementering har som i alle andre systemer også en omkostning.
   
• Drupal er et stort og omfattende system, som samtidig er yderst fleksibelt. Det betyder også, at det er et stort system at lære at kende  og forstå. Derfor skal man som udvikler eller sitebuilder være opmærksom på, at læringskurven kan opleves som stejl, og at det kræver enten ekstern hjælp eller investering i kompetenceudvikling. For redaktører og brugere er vores oplevelse, at Drupal er mindst lige så nemt som andre CMS-løsninger.
   
• Drupal er ikke den rigtige løsning til alt. I nogle situationer er der måske en cloudbaseret løsning som Podio eller Basecamp, der både er billigere og matcher behovene bedre. Det kan også være at et mindre men også udmærket system som Wordpress er et bedre match. Fx hvis det primære behov er en intern blog. Skal løsningen udvikles internt og ens udviklere primært har .NET-kompetence, kan det også være et argument for at vælge et .NET-baseret CMS, som fx Sitecore. Tilsvarende hvis man allerede har et eksisterende CMS, som man er glad for, og derfor gerne vil bruge på intranettet også.

Det er umuligt at lave generelle regler for hvilket CMS, der passer bedst - i praksis vil det afhænge af den konkrete vurdering.

Vi lægger ikke skjul på, at vi er glade for Drupal, og så gerne endnu flere intranet på Drupal!